Privacy Statement Muziekvereniging Eendracht Maakt Macht (EMM)

Versie: 24 mei 2018

1. Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over jou of die we in verband kunnen brengen met jou. Je deelt persoonsgegevens met ons als je lid bij ons bent, opleiding bij ons volgt, donateur van ons bent of als je contact met ons hebt. Denk aan je naam, je telefoonnummer of je e-mailadres. Maar ook bij een overschrijving van de contributie of lesgeld. Het gaat om alle gegevens die we in verband kunnen brengen met jou. Een los IBAN nummer is geen persoonsgegeven. Maar dat wordt het wel zodra je ook weet van wie de rekening is.

2. Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?
Om je lidmaatschap van EMM, je opleiding bij EMM of donateurschap van EMM vast te leggen en je te kunnen uitnodigen voor onze evenementen. Daarom vragen we naar persoonsgegevens en verwerken we die ook.

3. Van wie hebben we persoonsgegevens?
Daar kunnen we vrij kort over zijn: van iedereen die direct of indirect contact heeft (gehad) met ons. Dus van iedereen die zijn contributie/lesgeld/donatie overmaakt.
Voorts van onze vrijwilligers, instructieteam, leraren en inleners, alsmede ook van contactpersonen en vertegenwoordigers van onze zakelijke klanten en leveranciers.

4. Welke persoonsgegevens verzamelen we?
Hieronder zie je welke persoonsgegevens we verzamelen en dus ook kunnen gebruiken.
Gegevens over wie je bent
Leden/Leerlingen
Je administratienummer, naam, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), IBAN nummer, geboortedatum, lidmaatschap datum, welk instrument je bespeelt en of dat in bruikleen van de vereniging of je eigendom is en bij welke discipline je bent.
Van minderjarige leden leggen we naam, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen) en IBAN-nummer van de ouder(s) vast.
Vrijwilligers
Je naam, adres, telefoonnummer(s),e-mailadres(sen) en aanvang datum.
Inleners
Je naam, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), welk instrument je speelt en bij welke vereniging je lid bent.
Instructieteam/leraren
Je naam, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), IBAN nummer, geboortedatum en datum aanvang werkzaamheden.
Donateurs
Je naam, adres en IBAN nummer.

Van bedrijven/stichting/vereniging/overheden gegevens zoals namen van contactpersonen met hun telefoonnummer en mailadres.
Waarvoor gebruiken we ze?
Als je lid wordt of opleiding volgt moeten we je registreren als lid. 
Je administratienummer is voor ons nodig om ons werk goed te kunnen doen. Bijvoorbeeld als we contributie willen innen of als je wilt deelnemen aan evenementen waarvoor een eigen bijdrage verplicht is. 
Bepalen afdracht aan het KNMO en het aanvragen jubileum-oorkonde/ere-teken bij het KNMO. 
We willen je natuurlijk persoonlijk kunnen aanspreken en het goede (e-mail) adres gebruiken. Het emailadres wordt     gebruik   voor direct contact/nieuwsbrief/Team-app en MyCloud.
Aan hotels waar we bij evenementen overnachten worden namen + kamerindeling doorgegeven.
Inschrijven deelname concoursen/wedstrijden.
Als er iets wijzigt, kan je dit (per mail) aan het bestuur doorgeven of het contactformulier op de website gebruiken.
Versturen van de donateursbrief.

5. Je transacties en betalingen
Denk hierbij aan dit soort gegevens:
Naam en rekeningnummer van opdrachten die je geeft voor een betaling.
Datum van je betalingen.
Bedragen die overgeboekt of gestort worden van en naar de betaalrekeningen van EMM.

Waarvoor gebruiken we ze?
We hebben deze gegevens nodig zodat wij je betaling of opdracht kunnen uitvoeren en verwerken.
We gebruiken je betaalgegevens alleen voor het lidmaatschap(contributie)/opleiding(lesgeld) of donatie en bij deelname aan evenementen waar een eigen bijdrage verplicht is gesteld.

6. Je contactgeschiedenis
Denk hierbij aan dit soort gegevens:
Informatie over contact dat je met ons had. 
Waarover ging het contact (lidmaatschap, contributie, evenementen, bericht, klacht, informatie, betaling doen).
Wanneer was het contact en met welke bestuurslid. 
Hoe via post, chat, onze website, e-mail, app, nieuwsbrief. 
Telefoon gesprekken worden niet opgenomen.
Waarvoor gebruiken we ze?
Dan zien we waar we het eerder met je over hebben gehad. En kunnen we je vraag of klacht teruglezen en beantwoorden. 
We bewaren ook chat- en e-mails. Dat is nodig voor als er iets mis gaat. In dat geval kijken we achteraf je bericht terug. We bewaren ook deze berichten om deze te analyseren en er zelf van te leren. Of om voor te leggen binnen het bestuur.

7. Gevoelige persoonsgegevens
Denk aan dit soort gegevens:
Burgerservicenummer (BSN). 
Strafrechtelijke gegevens. 
Biometrische gegevens (vingerafdruk, stem, gelaatskenmerken).
Waarvoor gebruiken we ze? 
Deze gevoelige persoonsgegevens worden binnen EMM NIET gebruikt/verwerkt of opgeslagen.
Goed om te weten: 
We gebruiken nooit gevoelige gegevens die te maken hebben met gezondheid, geloofsovertuigingen, politieke of filosofische overtuigingen, seksuele geaardheid of etnische afkomst.

8. Je gebruik van onze websites en apps
Denk hierbij aan dit soort gegevens:
Je IP-adres: het adres van je computer of mobiel op internet dat nodig is om ervoor te zorgen dat computers met elkaar kunnen communiceren. Meestal kun je achterhalen wie er achter een IP-adres zit. Maar dat mag alleen na toestemming van de rechter 
Gegevens over je bezoek aan onze site of gebruik van Teamapps, MyCloud of nieuwsbrief. 
Het apparaat waarmee je onze site of apps bezoekt.

Waarvoor gebruiken we ze? 
IP-adressen van bezoekers van onze sites houden wij bij om fraude tegen te gaan. 
Wij plaatsen verschillende soorten cookies op je computer. Dat zijn hele kleine tekstbestandjes die bestaan uit letters en cijfers. Ze houden gegevens bij over de websites die je bezoekt en kunnen je voorkeuren onthouden, zoals de taal of je gebruikersnaam. 
We zien ook met welk toestel je onze apps bezoekt: met een mobiel, pc of tablet. En welk besturingssysteem en versie van je browser je gebruikt. Dat zorgt er bijvoorbeeld voor dat je de inhoud ziet op de manier die bij je toestel past. 
Cookies zijn soms echt nodig, maar niet altijd. Wil je alleen noodzakelijke cookies? Pas dan je cookie-instellingen aan naar niveau 1 (basis). Dat is minder ingewikkeld dan het klinkt.

Goed om te weten:
Partijen die het internetverkeer afhandelen kunnen het IP-adres opslaan. We kunnen niet altijd garanderen dat dit binnen Europa gebeurt. Bezoek je bijvoorbeeld vanuit de Verenigde Staten onze site, dan kan het ook buiten Europa worden opgeslagen. Dat doen partijen die het internetverkeer afhandelen.

9. Je reacties op en over EMM op social media
Denk aan dit soort gegevens:
Berichten over EMM die voor iedereen toegankelijk zijn en die je post/ plaatst op social media waar wij ook actief zijn.
Je berichten op de EMM Community. 
Je chatgegevens met ons via Facebook, Instagram en/of Twitter.
Waarvoor gebruiken we ze? 
Wij zijn actief op social media zoals Facebook, Twitter, Instagram, Google+ en Youtube. Daar delen we acties en informatie over EMM met iedereen die daarin geďnteresseerd is. 
Wij volgen de berichten die voor iedereen toegankelijk zijn op het internet die over EMM gaan en beantwoordt berichten die aan EMM zijn gericht. Het bestuur volgt ook de berichten op onze Facebookpagina/Teamapp en Whatsapp groepen. In voornoemde kunnen leden en niet leden op elkaar reageren. Wij behouden ons het voorrecht om bij ongepaste berichten deze te verwijderen.

10. Publicatie beeld- en geluidsmateriaal
Beeld en geluidsmateriaal gemaakt tijdens of m.b.t. EMM activiteiten kunnen gebruikt worden voor publicatie; denk hierbij aan Facebook/Instagram/Website/Nieuwsbrief/Flyer/YouTube.
Indien er op een door ons gecontroleerd medium een afbeelding of film een ongewenste foto is geplaatst dan zullen we deze binnen 24 uur na melding verwijderen.

11. Met wie delen we persoonsgegevens?
In principe delen we je gegevens niet met anderen. Dat doen we alleen als er een goede reden of verplichting voor is. Verder kan de rechter ons verplichten gegevens te verstrekken. Soms moeten we op basis van een overeenkomst of reglement jouw gegevens delen met een andere partij of organisatie. Denk aan bijvoorbeeld het KNMO.
Er zijn strenge regels voor het delen van persoonsgegevens. Daar houden we ons natuurlijk aan.
Goed om te weten:
Wij geven geen persoonsgegevens door aan derden.

12. Hoe zorgen we voor je persoonsgegevens
We proberen voor goede beveiliging te zorgen
EMM besteedt tijd en geld aan de beveiliging van onze systemen en persoonsgegevens. Binnen EMM hebben we een privacy taak belegd die toezicht houdt op hoe persoonsgegevens worden gebruikt en beveiligd. Gaat er toch een keer iets mis? Dan komen we in actie.
Datalekken lossen we op en registreren we. We melden ze ook aan de toezichthouder en aan jou, als het nodig is.

We gaan zorgvuldig om met gegevens die je ons toevertrouwt. En alleen bestuursleden van EMM mogen je gegevens inzien en sommige bestuursleden in voorkomend geval verwerken. Aan de commissies van EMM worden alleen naam/e-mailadres en telefoonnummers verstrekt indien dit relevant is voor betreffende commissie.

Er is toezicht op hoe we persoonsgegevens verwerken
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert of wij de Wet bescherming persoonsgegevens naleven.
Binnen het bestuur van EMM is deze taak belegd bij de Voorzitter en de Penningmeester

13. Je persoonsgegevens bekijken of aanpassen
Wil je weten welke persoonsgegevens wij over je hebben vastgelegd? Dan kun je gebruik maken van je ‘Recht van inzage’. Of wil je je gegevens wijzigen en zo gebruik maken van je ‘Recht op correctie’? Veel van deze gegevens zie je op de jaarlijkse contributie/lesgeld nota.
Heb je vragen over persoonsgegevens dan kun je ons een brief sturen of mailen, binnen 4 weken krijg je een reactie.

14. We passen ons privacy beleid regelmatig aan
Er is steeds meer mogelijk met data en de regelgeving verandert regelmatig.
Ons privacy beleid is daarom nooit helemaal klaar. We blijven over dit onderwerp in gesprek met onze leden, toezichthouders en belangenorganisaties. En we houden ons beleid up to date.

15. Over dit Privacy Statement
Dit is het Privacy Statement van Muziekvereniging Eendracht Maakt Macht (EMM). We kunnen dit Privacy Statement aanpassen. Deze versie is gemaakt op 24-5-2018. De meest recente versie vind je op www.emmleersum.nl.
Door lidmaatschap/volgen opleiding/meewerken als vrijwilliger/inlener of het doen van een donatie stem je in met het Privacy Statement van EMM.

16. Andere vragen over privacy?
Heb je na het lezen van dit Privacy Statement en de al eerder gegeven antwoorden nog vragen over hoe wij je persoonsgegevens gebruiken?
Stuur dan een e-mail aan secretariaat@emmleersum.nl.




Laatste nieuws
Rabobank Clubkas Campagne
Gepubliceerd op donderdag 13 september 2018
Rabo Clubkas Campagne. Rabobank Rijn en Heuvelrug draagt het verenigingsleven in de regio een warm hart toe. Daarom organiseert zij de Rabo Clubkas Campagne speciaal voor verenigingen en stichtingen. Zij stelt hiervoor € 150.000,- beschikbaar! Deel de acties van onze club om stemmen te werven op Twitter met de hashtag #ClubkasRH. We dingen dan ook mee naar de originaliteitsprijs. Ook EMM doet mee aan de Rabo Clubkas Campagne!...Lees meer

Foto's
Divide Internetoplossingen